シンプルを極めたタスク管理アプリ「Todoist」のいちばん簡単な使い方

タスク管理ツールノマドの皆さん、こんにちは。同じくタスク管理ツールノマドのS.T.です。タスク管理、してますか？

今回はタスク管理ツール「Todoist（トゥードゥーイスト）」を紹介します。

僕自身、手書きの手帳から高機能なプロジェクト管理ソフトまで、さまざまなタスク管理ツールを渡り歩いてきました。タスク管理ツールにもさまざまな種類がありますが、今回ご紹介するTodoistは「シンプルさ」に重点が置かれたツールです。

シンプルとはいえタスク管理ツールとしての機能はTodoist単体で十分充実していますし、Googleカレンダーなどの外部ツールと連携ができるなど拡張性もばっちり。弊社でも全社的に導入しており、タスクの管理や効率化に役立てています。

しかしTodoistはシンプルさを追求するがゆえの「説明の少なさ」「とっつきにくさ」があるとも感じます。そこで今回は、Todoistのいちばん簡単な使い方と、もっと便利に使う活用法を5つお教えします。

一度知ってしまえば、「タスク整理に時間を取られて実務になかなか手を付けられない！」といった悩みのない、サクサクタスク管理ライフが手にできることでしょう！

Todoistのいちばん簡単な使い方

ログイン後の画面（インボックス）で「タスクを追加」から任意のタスクを記入するのが、Todoistの基本かつもっとも簡単な使い方です。

さまざまな機能はありますが、まずはこれを繰り返すだけで構いません。

思いついたタスクや任されたタスクをすべてインボックスにまとめるだけでも、Todoリストとして機能します。タスクを追加する際は、たとえば「朝イチでメールをチェックする」といったいつも行うちょっとしたタスクであってもすべて記載するのがポイントです。

現在あなたが持っているタスクが一覧化されるだけで、タスクの実行し忘れを防ぎやすくなります。

Todoistを活用してタスク管理を効率化する5つの方法

ここではTodoistを活用するために知っておきたい機能を5つ紹介します。

• プロジェクト
• ラベル
• メールでタスク追加
• Googleカレンダーと連携
• Chrome拡張機能

Todoistはひたすらタスクリストを作るだけでも役に立ちますが、便利な機能を使いこなすことでより「かゆいところに手が届く」タスク管理ツールに進化します。僕もよく使う機能から、特に利用頻度の高い5つの機能の活用アイデアを以下に共有します。

活用法①プロジェクトごとにタスクを振り分ける

サイドメニューの「マイプロジェクト」の「＋」をクリックすると、「プロジェクト」が作成できます。

たとえば僕と同じくメディア運営・管理業務をしている方であれば、「新記事制作」「既存記事リライト」「サイト分析」などのプロジェクトが考えられます。タスクをプロジェクトに分類しておくことで、自分がどんな業務をどのくらい任されているのかをより把握しやすくなります。

タスクは作成時にプロジェクトに割り振ることができるので、インボックスに書き出してからいちいち移動させる手間がなく、タスク分類作業がスムーズにおこなえます。

活用法②ラベルを付けてタスクの状態を管理する

各タスクの詳細を開き、「ラベル」をクリックすることで任意のラベルが作れます。ラベルを表示することでタスクの細かい状態や属性が可視化でき、パッと見て自分がどのような仕事を抱えているかがわかりやすくなります。

たとえばTodoistのデフォルト機能である「未完了」と「完了」の間の、「完了していないけれど着手はしている」という状態をあらわす「進行中」などのタグを作れば、タスクの状況を記憶していなくてもすぐに確認可能です。

またタスクの見込み所要時間をタグにするのもオススメです。「30分」「1時間」などのタグをつけておくことで、その日の作業量をざっくり把握できます。

▲今日の作業の見込み所要時間が8時間であることがわかりやすい

活用法③メールでタスクを追加する

Todoistのアカウントにはそれぞれ固有のメールアドレスが設定されており、このアドレスにメールを送ることでタスクを作れます。

画面右上のメニューから「このプロジェクトにメールでタスクを追加」をクリックすると、メールによるタスク追加に必要な情報が表示されます。

メールは件名がタスクの見出し、本文がコメントに自動で設定されます。その他、「予定日」「ラベル」「優先度」をメールから直接設定することが可能です。

この機能を使えば、デスクを離れていてTodoistを操作できないときでも、思いついたらその場でタスクを追加可能です。そのため「オフィスに戻ったら追加しよう」と思っていたタスクを忘れてしまい、やるべきタスクができないといったミスが減らせます。

活用法④Googleカレンダーと連携して予定を把握する

設定画面から「連携機能を追加」を選び、GoogleカレンダーをTodoistに連携することで、期日を設定したタスクがGoogleカレンダーに表示されるようになります。

無料版のTodoistではカレンダー機能が使えないため、そのままではタスクを時系列で把握するには若干向きません。しかしGoogleカレンダーと連携することで苦手な部分を補うことはできます。

各タスクに期日を設定してさえいれば、連携機能をONにするだけで自動でGoogleカレンダーに反映されるため、面倒な操作は不要です。

また、有料版のTodoistならTodoistのサービス内でカレンダー機能を有効化できます。

活用法⑤Chrome拡張機能を使ってブラウジング中にTodo管理する

ChromeブラウザのTosoist拡張機能を使うと、Webサイトを閲覧しているその場でURLとページタイトルをタスクに追加できます。

たとえばリーディングリストや参考デザイン、好きなキャッチコピーなどをストックするプロジェクトをあらかじめ作成しておき、「これ良いじゃん」と思ったら即タスク化することで、Todoistを単なるタスク管理ツールではなくスクラップブックとして活用できるようになります。

こうすることで、その場でじっくり読み込む暇がないときでも、短い時間で情報収集が可能です。

• 参考ページ：Todoist for Chrome

よく使うショートカットキーの一覧

Todoistではさまざまなショートカットキーを使って操作を簡略化できます。基本的にはマウスですべての操作ができますが、キーボードショートカットを覚えるとタスク管理にかかる時間が節約でき、より効率的に業務を進める助けになるはずです。

数多くのショートカットキーのなかでも、まずはこの5つを覚えると基本的な操作が楽になります。僕もよく使うショートカットです。

• ？…ショートカット一覧を表示
• Q…タスクの追加
• F…タスクの検索
• E…タスクを完了
• Ctrl＋E…タスクを編集

Todoistを使う人によってお気に入りのショートカットは変化します。ときどきショートカット一覧を眺めては新たなショートカットを使ってみてください。すべてのショートカットを覚えたころには立派な「Todoistマスター」になっていることでしょう。

まとめ

タスク管理ツールには「これ！」といった決定版がなく、個人の好みによってどのツールを使っても問題ありません。究極的には頭の中ですべて漏れなく網羅できる人はそれでよいと思います。

しかし現実には多くの人はそのような記憶能力を持ち合わせておらず、業務効率化・ミス防止には何らかの形でタスクを管理することが必要不可欠。目の前にある仕事をただ順にこなすのではなく、持っている業務をすべて見えるようにし、優先順位の高いものから進めていくことこそ重要です。

やるべきタスクをすべて可視化できれば、理論上、ヌケモレによるミスはゼロにできます。Todoistはタスクの可視化に非常に長けたツールです。ぜひあなたも使ってみてください。

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